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原创信托公司如何落实经纪责任

中国信托业协会2019-10-08 11:26:02



内部控制是经纪责任在信托公司得到贯彻执行的重要保障,经纪责任所强调的分权制衡本就是内部控制之核心“内部牵制”。当今的内部控制理论与实践呈现出全能化、形式化、空洞化的特征,作为其核心的内部牵制反倒未受到理论界和实务界应有的重视,因此,有必要以内部牵制为立足点和出发点,进行相应的经纪责任内部控制体系设计。


经纪责任与内部控制的关系


经纪责任本质上是信托公司实现内部控制的责任要求


信托公司明确经纪责任是为了实现经营效率,有效防控业务风险,确保信托当事人的合法权益,通过职责划分,明确各部门、各岗位和员工的内部职责,实现职责分离、分权制衡的效果。而内部控制作为信托公司一种自我调节、自我制约的内在机制,可以起到防范和化解风险、保护资产的安全与完整、保证经营活动合法合规和企业经营战略有效实施等重要作用,是否有科学完善的内部控制是衡量企业经营管理水平的重要标志。内部控制的核心在于职责明确与分离,信托公司进行内部控制的前提应当明确各部门、各岗位和员工的责任归属,形成健全的内部约束机制和前台、后台相互支持、相互监督、逻辑有序的机制。因此,经纪责任的明确本质上是信托公司实现内部控制的责任要求。


内部控制为信托公司经纪责任的执行实现提供保障


内部控制是公司为实现其发展战略和经营目标,以完善公司治理、健全内部管理为手段,以防范和控制风险为核心,通过制定和执行一系列制度、程序和方法,对风险进行事前防范、事中控制、事后监督,并动态持续纠正的过程和机制。其目标是保障公司经营的合法、合规和公司内部规章制度的贯彻执行。信托公司明确经纪责任的主要内容在于职责划分与分离,以实现分权制衡。而职责分配的合理与否,相应配套机制成熟与否,不仅关系到经纪责任的具体实施,也关系到信托公司治理是否高效,更为重要的是其与委托人之间形成的受托责任落地密切相关。而作为内部控制的基本思想和初级形式——内部牵制,以“职责分工”或“不相容职务分离控制”为核心思想,要求公司在设计或建立内部控制时,首先应明确哪些岗位与职务不相容,其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限,使得不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约,形成有效的制衡机制,而这也就为经纪责任的落实提供制度保障。


内部控制的本质


内部控制的前身是“内部牵制”,其以职责分工为特征,以保护企业现金资产的安全和账簿记录的准确性为目的。不久,内部牵制的观念即向内部会计控制的方向进行转变。此后,随着管理科学的发展,内部控制逐步将管理学中的管理控制等内容囊括其中,其内涵、边界和功能无限制的扩充,内部控制研究的一个显著特点就是内容控制的内涵、如今已经呈现出无所不能、无所不包、无所不做、无时不有的“四无”特征,这“四无”集中到一点就是内控已经被全能化和被神化了,事实上已经成为“管理”的代名词。


要避免内部控制在实践中流于形式的命运,必须首先抓住内部控制的“神”,即内部控制的本质。综观内部控制的理论研究和实践发展历程可以看出:企业内部控制的本质就是“内部牵制”。“尽管不同类型的企业其内部控制的具体方式不同,对不同事项的控制程序及手段也各不相同,但有一点是可以肯定的,即能否达到有效的牵制和制衡是各种控制过程中至关重要且难度较大的核心所在;尽管企业遇到的风险不同,但是对所有风险进行管理和控制的方式和方法主要还是牵制;尽管内部控制机制中的各组成成分都有其各自的特定职责,并对内控机制的整体实施情况产生影响,然而在其中产生核心作用的部分始终还是内部牵制。”


因此,要有效解决内部控制中存在的“有形无神”,为企业内部控制提供具有意义的理论指导,重点在于要加强对内部牵制的研究力度。对于本文的研究来说,由于五要素或者八要素的内部控制框架过于宏大,而且经纪责任的核心要旨与内部牵制所要解决的问题具有高度的契合性,因此,可以将“内部牵制”作为研究经纪责任的保障机制的出发点。


内部牵制的内容


内部牵制的三个转变


内部牵制早期是从会计层面予以关注,其主要职能是辅助会计,主要目的是防止舞弊,通过职责分工、职务分离及相互稽核方式,对各类会计事项进行控制。这种会计本位的内部牵制过于狭窄,已经不能满足现代公司内部管理与控制的要求。当前的内部牵制机制建设呈现出以下三个方面的转变:


一是内部牵制的定位从会计机制转换为管理机制。


二是内部牵制的目标从防范舞弊转换为防控风险。


三是内部牵制的机制从单纯的分离式牵制转换为分离式牵制与合作式牵制相结合。


不相容职务分离


不相容职务分离与职责分工是内部牵制最为核心的内容。通常来说,职责分工是不相容职务分离的前提,不相容职务分离是职责分工的具体体现,两者相互关联。但两者之间也有区别,首先,职责分工不一定基于不相容职务,如营销和采购虽然分两个部门管理运作,但并不是以不相容职务分离为基础;其次,不相容职务并非都需要分离,如果分离成本过分高于收益,即便是重要的不相容职务实践中也不会分离。


活动或职能的不相容性是分离式牵制的前提和依据,即“从有效控制的角度看具有排斥性,若安排在一个部门或个人完成或履行,容易出现风险或失控状态,且不易被发现。有鉴于此,设计分离式内部牵制,很重要的前提就是要对本企业各种业务的‘不相容活动或职能’进行分析与评估。”[1]我国的《企业内部控制基本规范》第二十九条规定:“不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务,实施相应的分离措施,形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。”因此,首先需要对不相容职能进行分析,其次才能通过机构分设或岗位分置实现不相容职能分离。不相容职能分析的方法主要有两种:


一是基于权能的分析方法。任何一项业务而言,都具有决策、执行与监督三项权能,内部制衡需要确保各项业务三项权能实现分离。


二是基于流程的分析方法。企业的业务活动通常可以划分为授权、批准、执行、记录和检查五个步骤,如果每一步都有相对独立的人员或部门分别实施或执行,就能够保证不相容职务的分离,从而便于内部控制作用的初步发挥。


综上所述,通过内部制衡落实经纪责任,有必要建立一种基于流程的内部控制机制。这一机制首先需要对信托业务流程和环节进行梳理,识别出各流程、环节中主要暴露的风险点并制定相应的控制措施,然后将这些措施落实到相应的部门和岗位上,明确界定每一个环节的具体职责岗位及其职责,确保各司其职、各负其责,同时避免出现岗位缺失、重复或不相容岗位混岗等情况。


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摘自:《2015年信托业专题研究报告》